Integritetspolicy

Simrishamns Riksteaterförening är en egen ideell kulturförening och utgör tillsammans med Sveriges övriga riksteaterföreningar en del av Riksteatern. Även vi ansvarar för behandling av personuppgifter.
Den nya Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) stärker dina rättigheter när det gäller personlig integritet. Och den tvingar oss som organisation att…

  • inte samla in mer information om personer än vad som behövs.
  • inte ha kvar informationen om personerna längre än nödvändigt.
  • inte använda personuppgifterna till något annat än vad som var syftet när de samlades in.

Ja, det lovar vi!
Här nedan kan du läsa mer utförligt hur vi tänkt göra för att klara detta.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är enligt lagen den som hanterar personuppgifter.
Simrishamns Riksteaterförening behandlar medlemmarnas personuppgifter tillsammans med Riksteatern nationellt, så kallat delat personuppgiftsansvar. Inom styrelsen har vi utsett en person att ha det övergripande ansvaret för arbetet med personuppgifter.

Vad är personuppgifter?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en person, oavsett om informationen finns samlad eller spridd, på papper eller digitalt.

Medlemskapets personuppgifter

  • Riksteaterföreningens syfte med att behandla dina personuppgifter är i första hand att fullgöra våra åtaganden och uppdrag gentemot dig som medlem.
  • För framtagande av statistik avseende marknads-, besöks- och medlemsanalyser. Informationen anonymiseras snarast efter det att materialet sammanställts.
  • Därutöver behandlas uppgifterna i syfte att samla och analysera information om nuvarande medlemmar, besökare,  förtroendevalda och samarbetspartners av både generell och riktad karaktär. Personuppgifter kan även användas för undersökningar, bearbetningar, inbjudningar till evenemang och för att besvara frågor samt i övrigt behandla dina frågor eller ärenden.

De personuppgifter som Riksteaterförening behandlar inhämtas främst direkt från dig i samband med tecknande av medlemskap. Vid personlig kontakt samlar Riksteaterföreningen också in eventuella personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss för att vi ska kunna lösa ditt ärende. I normala fall har vi redan den person- och kontaktinformation som vi behöver.

Biljettbokning

När du bokar biljett samtycker du till att Riksteaterföreningen samlar in följande personuppgifter:

  • Förnamn och efternamn
  • E-post
  • Valfritt: Mobil/telefon, kommentar

Dessa personuppgifter samlar Simrishamns Riksteaterförening in från dig som kund för att på ett smidigt sätt kunna genomföra bokningen. Om det är problem med arrangemanget, används uppgifterna för att kontakta dig.
Uppgifterna raderas så snart som möjligt efter genomfört arrangemang och senast i slutet av säsongen.

Nyhetsbrev

Medlemmar får medlemsbrev från både Riksteatern nationellt och från Simrishamns Riksteaterförening.
Riksteaterns nyhetsbrev handlar mest om riksperspektiv eller skånska arrangemang. Uppgifterna kommer direkt ur medlemsregistret.

Simrishamns Riksteaterförenings medlemsbrev går till de som finns i medlemsregistret som Riksteatern nationellt ansvarar för. Sändlistan ligger på webbtjänsten Mailchimp och uppdateras manuellt av ansvarig inom föreningen: nya medlemmar läggs in med mejl och namn, de som slutat markeras att de inte är medlemmar.

Vår förening skickar även ut ett e-nyhetsbrev till alla intresserade som själva anmält sig via vår hemsida och har lämnat följande uppgifter:

  • För- & efternamn
  • Eventuell organisation
  • E-post

Om en prenumerant väljer att avsluta sin prenumeration av nyhetsbrevet så markeras i steg 1 adressaten som passiv för att sedan i steg 2 manuellt rensas ur registret på Mailchimp. Det sker regelbundet under året, max efter 6 månader.

Cookies

När du kommer till simteater.se eller riksteatern.se så får du fråga om du accepterar cookies.
En cookie (kaka) är en liten textfil som lagras på din dator, mobil el liknande när du besöker en webbplats. Denna cookie-fil innehåller ingen personligt identifierbar information och försvinner efter en vecka. Vi använder cookies för att det ska vara möjligt för dig att boka biljett och för att få besöksstatistik (Google Analytics). Statistikens uppgifter anonymiseras via Google Analytics och vi analyserar bara informationen aggregerad på olika kategorier.

Om du inte accepterar att simteater.se använder cookies kan du stänga av funktionen via din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en varning varje gång simteater.se försöker lagra en cookie på din dator.
Om du vill stänga av cookies helt dvs. oberoende av webbplats, är också det möjligt att göra i webbläsarens inställningar. Då kommer inga cookies att lagras på din dator, men du kommer då inte heller kunna använda alla funktioner på vissa webbplatser.
Mer om cookies hittar du på Post- och telestyrelsen www.pts.se

Bilder

Bilder som tas i föreningens verksamhet och som är till till för att visa upp verksamheten externt kommer att säkerställas genom att personen som blir fotograferad alltid blir tillfrågad. Detta gäller inte mingelbilder vid föreställning, dock kan föreningen alltid kontaktas och en bild kan raderas om någon ber om det utifrån GDPR.

Inbäddad innehåll från andra webbplatser

Denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.dyl.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.
Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med det inbäddade innehållet, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

Historiskt arkiv

Ett historiskt arkiv hanteras kopplat till föreningens berättigade intresse. Vi sparar för historiskt ändamål och framtida forskning, styrelsens personuppgifter (ex: namn och e-post), bilder, protokoll, programverksamhet o. dyl. i vårt historiska arkiv.

Lagringstid och rättslig grund

Riksteaterföreningen behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig. Tiden varierar beroende på åtagandet och de eventuella rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Personuppgifter om medlemskap sparas så länge medlemskapet pågår. Efter det upphört behåller vi uppgifterna i 14 månader. Det för möjliggöra hantering av ev. medlemskapsfrågor som kan dyka upp i efterhand.
Personuppgifter som samlats in i samband med ett medlemsärende sparas i maximalt 6 månader efter att ärendet avslutats.
Personuppgifter kopplat till ett förtroendeuppdrag lagras i fyra år efter avslutat uppdrag om du inte aktivt samtycker till att vara kvar en längre tid.

Har du samtyckt till att dina personuppgifter ska få ligga kvar i Riksteaterföreningens register för marknadsförings-/ uppföljningsändamål även efter det att Riksteaterföreningen har fullgjort sina åtaganden, ligger de kvar till dess du önskar att uppgifterna ska tas bort.

Personuppgifter kopplat till ett biljettbokning sparas i max 6 månader.

Uppgifter som vi hanterar kopplat till intresseavvägning, även kallat berättigat intresse, sparar vi normalt i 14 månader efter senaste kontakt.
I de fall Riksteaterföreningen använder intresseavvägning som laglig grund har du möjlighet att invända mot behandlingen. Direktmarknadsföring inkl e-nyhetsbrev ingår i den kategorin. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer Riksteaterföreningen att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte.

Marknadsföringsåtgärder där du som kund/medlem aktivt valt att använda en av Riksteaterföreningens tjänster eller annars sökt upp Riksteaterföreningen för att få veta mer om våra tjänster räknas inte som direktmarknadsföring.

Säkerhet

Riksteaterföreningen har infört säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att riksteaterföreningen ska kunna uppfylla angivna ändamål har tillgång till dem. Simrishamns Riksteaterförening har bara åtkomst till sitt eget medlemsregister. Vissa anställda på Riksteatern nationellt har i egenskap av föreningssupport och systemförvaltare åtkomst till hela medlemsregistret.

Om något inträffar som hotar säkerheten, gör den inom föreningen en incidentrapport och skickar till Datainspektionen inom 3 dygn.

Med vilka delas personuppgifterna?

Föreningen lämnar aldrig, utan samtycke i specifika fall, ut uppgifter om våra medlemmar till andra organisationer eller företag. Specifikt fall kan röra sig om bokning av mat vid aktivitet.
Andra specifika fall är när Riksteatern oc/eller föreningen samarbetar med ett antal underleverantörer inom exempelvis IT-drift, nyhetsbrev och biljettjänster. Riksteaterföreningen kan komma att dela dina personuppgifter med dem för att vi tillsammans med underleverantörerna ska kunna erbjuda tjänster som är viktiga för vår verksamhet och vårt åtagande gentemot dig.

Riksteatern och föreningen delar specifik med sig av din information till:

  • Megacard – framtagande av medlemskort och utskick
  • Ale tryckteam och Kroonpress i Tallin – adresslistor för utskick av medlemstidningen
  • MailChimp  –  för e-postutskick från Simrishamns Riksteaterförening
  • Apsis – för e-postutskick från Riksteatern nationellt
  • Biljettsystemet Events Manager har INTE tillgång till era personuppgifter

Alla underleverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är så kallade personuppgiftsbiträden. Vi har tecknat skriftliga avtal med biträdena där de förbinder sig att följa Riksteaterföreningens behandlingsregler. Simrishamns Riksteaterförening har avtal med Mailchimp medan Riksteatern nationellt har avtal med övriga underleverantörer.

Dina rättigheter

En gång per kalenderår kan du kostnadsfritt få veta vilka av dina personuppgifter som medlem som Riksteaterföreningen hanterar och i vilka ändamål. De sker genom begäran om ett så kallat registerutdrag direkt på nätet!
Du kan även få utdrag från Simrishamns Riksteaterförening om vilka uppgifter vi har angående biljettbokning och nyhetsbrev. Kontakta den ansvariga i föreningen.

Du kan begära att dina personuppgifter rättas, det kallas ”Rätt till rättelse”, ifall uppgifterna är felaktiga.
Du har även rätt att kräva att Riksteaterföreningen raderar dina personuppgifter från Riksteaterföreningens samtliga system. I lagen kallat ”Rätten att bli bortglömd”.

Men Riksteaterföreningen har rätt att neka din begäran om radering om det finns legala skyldigheter som hindrar. Det kan bland annat vara ett pågående medlemskap eller skyldigheter kommer från andra lagar så som bokförings- och skattelagstiftning. När det rättsliga åtagandet har upphört gallras uppgifterna.

Datainspektionen

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att en organisation hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen oavsett relation.

Har du frågor om vår policy?

Denna integritetspolicy uppdaterades den 10 maj 2018 av Riksteatern nationellt och 24 maj 2018 av Simrishamns Riksteaterförening. Riksteatern och lokala föreningen kan komma att göra förändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen kommer alltid ligga på vår hemsida. Om vi genomför förändringar av större betydelse för dig som medlem eller angående hur Riksteaterföreningen behandlar personuppgifter får du även informationen via e-post om hur detta påverkar dig. Informationen kommer att finnas tillgänglig i god tid (30 dagar) innan uppdateringen börjar gälla.
Du kan alltid mejla dina frågor till dataskydd@riksteatern.se eller kontakta Simrishamns Riksteaterförening.

Kommentarer inaktiverade.